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Kostenumlage in der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung

Was im einzelnen umlagefähig ist schreibt die HKVO in § 7 Abs. 2 vor.
Dabei gibt es auch keine Unterscheidung zwischen öffentlich und frei finanziertem Wohnungsbau.

Grundsätzlich gilt:
Der Haus- oder Wohnungseigentümer darf mit der Heizkostenabrechnung keine Gewinne machen und nur das abrechnen, was ihm selbst tatsächlich und nachweisbar an Kosten für den Betrieb der zentralen Heizanlage im abzurechnenden Zeitraum entstanden ist.

Die verschiedenen Kostenarten sind:

Brennstoffe

Tank-, Kessel- und Boilerreinigungen

Reinigungskosten für den Heizraum

Bedienungskosten

Wärmedienstgebühren und Abrechnungskosten

Stromkosten für Brenner, Umwälzpumpe, Ölpumpe und der Regelungsanlage

Stromkosten für die Wärmepume, die Solaranlage sowie für Elektobeleitheizbänder

Wartungskosten und Kundendienst

Garantie-Wartungskosten und Eichserviceverträge

Kaminreinigung, Immissionsmessung, Feuerstätten- und Abgaswegeschau

TÜV-Kosten

Kaltwasserkosten für Warmwasser

Zusatzmittel, Hilfsstoffe und Additive

Miet- oder Leasingkosten

Andere als die hier angeführten Kosten sind über die Heizkostenabrechnung nicht umlagefähig. Erscheinen einem Mieter die auf der Abrechnung aufgeführten Kosten als zu hoch, hat er das Recht die Belege beim Hauseigentümer oder Verwalter einzusehen.

Brennstoffe

Bei Gas, Strom oder Fernwärme sind die Kosten anzurechnen die der Energielieferant für den entsprechenden Abrechnungs-Zeitraum in Rechnung stellt.
Bei Ölanlagen wird von privaten Haushalten gerne die Methode praktiziert am Ende des Abrechnungsjahres voll zu tanken. Der dafür bezahlten Preis wird dann umgelegt. Das ist laut HKVO falsch. Hier muß nach dem Prinzip First in First out verfahren werden. Das heißt, das Öl das bei Beginn des Abrechnungszeitraumes noch im Tank war muß zuerst abgerechnet werden. Danach erst die Zutankungen.  

Tank-, Kessel- und Boilerreinigungen

Kessel- und Boilerreinigungen sind umlagefähig. Zur Umlage der Tankreinigung gibt es inzwischen zahlreiche Urteile. So lehnt z.B. das Amtsgericht Karlsruhe die Umlage ab, dagegen das Landgericht Hamburg befürwortet wieder diese Umlage. Unseres Erachtens sind die Urteile von Landgerichten gegenüber die der Amtsgerichte höher zu bewerten. Das heißt das auch die Tankreinigung umgelegt werden kann.
Beseitigungen von Ölschlämmen oder Verkalkungen sind aber nur alle paar Jahre nötig. Die Rechnung für solche Leistungen dürfen also nicht auf einmal auf die Mieter verteilt werden. Dieser Betrag ist auf mehrere Jahre zu verteilen. In der Regel auf 5 Jahre.  

Reinigungskosten für den Heizraum

Reinigungskosten für den Heizraum sind umlagefähig aber nur wenn sie auch tatsächlich entstanden sind. Das Ausfegen eines Heizraums durch den Hausmeister oder den Eigentümer sind nicht umlagefähig, weil diese Arbeit zur ständigen Gebäudereinigung gehört.  

Bedienungskosten

Bedienungskosten wären umlagefähig fallen aber in der Regel bei den heute üblichen automatischen Heizanlagen nicht an.  

Wärmedienstgebühren und Abrechnungskosten

Das sind Kosten für die Ablesung der Erfassungsgeräte sowie für die Erstellung der verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung durch ein Fachunternehmen. Diese Kosten sind umlagefähig. Macht der Hausbesitzer die Heiz- und Nebenkostenabrechnung selbst gilt dieser Aufwand als Verwaltungskosten, der nicht auf die Mieter umgelegt werden darf.  

Stromkosten für Brenner, Umwälzpumpe, Ölpumpe und Regelungsanlage

Stromkosten für Brenner, Umwälzpumpe, Ölpumpe und Regelungsanlage sind umlagefähig. Diese Stromkosten sollten nach Möglichkeit mit einen Stromzähler gemessen werden. Realistische Schätzungen von ca. 5–10% des Enerieverbrauchs, sind auch zulässig.  

Stromkosten für die Wärmepume, die Solaranlage sowie für Elektobeleitheizbänder

Stromkosten für die Wärmepume, die Solaranlage sowie für Elektobeleitheizbänder sind ebenfalls umlagefähig. Da diese Kosten in erheblicher Höhe anfallen sollten hier auf jeden fall Stromzähler für die Ermittlung der Kosten vorhanden sein.  

Wartungskosten und Kundendienst

Diese Kosten für die regelmäßige Prüfung der Heizanlage durch ein Fachunternehmen sind umlagefähig. Wenn bei den Wartungsarbeiten allerdings Reperaturen gemacht werden und Ersatzteile wie Brennerdüsen anfallen sind diese nicht umlagefähig und evtl. heraus zu rechnen.  

Garantie-Wartungskosten und Eichserviceverträge

Diese Kosten fallen für die regelmäßige Überprüfung der Meßgeräte zur Verbrauchserfassung, sowie deren Austausch nach Ablauf der Eichgültigkeit an. Diese Kosten sind ebenfalls umlagefähig.  

Kaminreinigung, Immissionsmessung, Feuerstätten- und Abgaswegeschau

Kaminreinigung, Immissionsmessung, Feuerstätten- und Abgaswegeschau sind regelmäßige und meistens durch den Bund vorgeschriebene Maßnahmen und sind umlagefähig.  

TÜV Kosten

TÜV-Kosten für die Prüfung von Druckgasanlagen gehören zu den Kosten der Prüfung der Anlage und sind umlagefähig.  

Kaltwasserkosten für Warmwasser

Kaltwasserkosten für Warmwasser können zusammen mit den Erwärmungskosten für das Warmwasser als Warmasserkosten abgerechnet werden. Bei uns werden allerdings diese Kosten separat in der Nebenkostenabrechnung als Pos. Kalt- für Warmwasser abgerechnet.  

Zusatzmittel, Hilfsstoffe und Additive

Zusatzmittel, Hilfsstoffe und Additive für die Heizungsanlage sowie für die Warmwasseraufbereitung dienen zur Pflege der Anlage und sind ebenfalls umlagefähig.  

Miet- oder Leasingkosten

Miet- oder Leasingkosten für die Erstaustattung der Erfassungsgeräte sind umlagefähig. Diese Maßnahme sollte aber dem Mieter bekannt sein, und auch schriftlich im Mietvertrag festgehalten werden. Anders sieht es dagegen bei der Zweitausstattung von Meßgeräten aus. Hier müssen die Mieter vorher unter Angabe der Höhe der jährlich anfallenden Kosten informiert werden. Wenn nicht mehr als 50% der Mieter innerhalb einer Frist von 4 Wochen dem widerspricht, können diese Zähler in der Zweitaustattung angemietet werden.